13 november

| Interntidning för Sveriges Television

  • Meny

På första året har Verksamhetsservice sparat in upp till 7 miljoner kronor. Illustration: Lasse Widlund

Publicerad 17 december 2014 06:00 - Uppdaterad 19 december 2014 15:12

Effektiv hantering sparade miljoner

”Luckan” vid de populära finkaffemaskinerna på KH:s gatuplan i Stockholm, är hjärtat i Verksamhetsservice, en SVT-funktion som tjänar företaget i dubbel bemärkelse.

– Bara på vårt första år har vi lyckats spara mellan 5 och 7 miljoner åt SVT, säger chefen Annika Pahlm.

”Luckan” där SVT:are hämtar sina paket i Kontorshuset i Stockholm öppnades samtidigt som finkaffemaskinerna togs i bruk och avdelningen Verksamhetsservice började sin verksamhet. Det var i januari 2014.

– Tidigare fick varje avdelning och projekt i SVT Stockholm sköta sina inköp, kaffemaskiner osv på egen hand. Nu försöker vi ge alla en bättre service, samtidigt som det blir billigare för företaget, förklarar Annika Pahlm.

Från olika håll

Verksamhetsservice bildades av personal dels från Allmän-TV:s gamla grupp för administrativ service, från Fastighet dels av folk från SRF vars arbetsuppgifter delvis gick över till den nya SVT-funktionen för snart ett år sen.

– Vi är just nu sex personer i gruppen. Tre av oss jobbar här i ”Luckan” och vi går även runt på avdelningarna och fyller på papper, toner och liknande, berättar Ulrica Wennerholm vars kollegor heter Stella Hildén och Carola Hoffman.

De två andra på Verksamhetsservice är flyttkillarna Anders Cleve och Sören Thunell som ägnar dagarna åt att röja ur redaktioner och rum och inreda nya.

– Det är ett väldigt stimulerande jobb och man får fin kontakt med alla runt om i huset, säger Sören.

Ständigt på språng - "flyttgubbe" Sören Thunell.

Ständigt på språng - "flyttgubbe" Sören Thunell. (foto: Mats Carlsson Lénart)

Utredde först

Annika Pahlm med decenniers bakgrund i SVT, inte minst som chef för olika grupper och funktioner, fick 2013 i uppdrag att utreda hur företagets framtida organisation gällande administrativ service skulle se ut.

­– Det handlade om att spara och förenkla samtidigt som service och arbetsmiljö skulle bli bättre och mer lika för alla, säger Annika.

Bland annat minskades antalet postutlämningsställen från 47 till 2. Kontorsmaterielförråden där personal från olika avdelningar kan hämta förbrukningsartiklar infördes och ersatte avdelningarnas egna inköp av papper, pennor och liknande.

Annika Pahlm är chef för Verksamhetsservice

Annika Pahlm är chef för Verksamhetsservice. (foto: Mats Carlsson Lénart)

– Gemensamma inköp av den typen av varor sparar betydande summor. Men även när det gäller möbler köper vi numera in centralt. Vi väljer exempelvis bra stolar och bord – standardmöbler som ska passa alla.

På sikt ska detta också göra det lättare att byta rum och flytta inom huset.

– I princip ska det bara vara att ta datorn med sig, säger Annika.

Alla är inte nöjda

De flesta i företaget har accepterat den nya ordningen och uppskattar den utökade servicen.

– Men det finns alltid några som inte är nöjda och vill köpa in t ex möbler på egen hand. Till dem kan jag bara säga att det då är programpengar som används, säger Annika.

Hon räknar med att Verksamhetsservice bara under sitt knappa första år sparat in mellan fem och sju miljoner.

–Andra saker vi gjort är att samordna inköp av fruktkorgar och tidningsprenumerationer.

Hög servicenivå

Finkaffemaskinerna i KH:s bottenplan, intill ”Luckan”, har blivit något av en symbol för Verksamhetsservice och folk kommer ända från Radiohuset för att hämta kaffe.

­– Det är nästan alltid folk här och hämtar kaffe, säger Stella Hildén.

Stella Hildén

Stella Hildén njuter av en egen kaffe efter att ha fixat de populära finkaffemaskinerna i KH.

Kaffemaskinerna bidrar säkert till det goda rykte som gänget på Verksamhetsservice byggt upp på mindre än ett år, men viktigast är den positiva inställning och höga servicenivå som varit avdelningens ambition sen dag 1.

­– Allmän-TV hade ju en administrativ servicegrupp men på Nyheterna och övriga avdelningar fick man köpa in och ordna service själva. Flyttkillarna hörde till Fastighet. Nu jobbar vi tillsammans för hela SVT i Stockholm, förklarar Annika Pahlm.

Utökar nästa år

Under 2015 fortsätter Verksamhetsservice utveckla det som byggts ut under året.

– Bland annat tar vi över felanmälningar och beställningar för fastighetsfel. Genom att ha en enda mejladress och ett enda telefonnummer för alla fel så vill vi göra det lättare för folk ute i verksamheten. Enklare ärenden löser vi själva, annars förmedlar vi den hjälp som krävs för att lösa problemet.

Verksamhetsservice är samlokaliserad med Fastighet och Säkerhet på KH:s gatuplan.

Carola Hoffman jobbade tidigare med administrativ service på allmän-TV.

Carola Hoffman jobbade tidigare med administrativ service på allmän-TV.

God stämning

Annika Pahlm understryker hur stor del hennes medarbetare har i det goda resultatet som Verksamhetsservice uppvisar efter det första året.

– Trots att det är väldigt hårt tryck på gruppen så har dom lyckats att höja servicenivån och de visar dagligen att Verksamhetsservice inte bara handlar som samordning och besparingar. Vi får väldigt mycket cred och jag är stolt över vad vi åstadkommit på så pass kort tid.

Och trivseln innanför ”Luckan” verkar det inte vara något fel på. Väggarna är fulla med postit-lappar i olika färger som visar alla ärenden som är på gång. Ulrica kollar mejlen, Stella fixar finkaffemaskinen utanför medan Carola lämnar ut ett paket.

–Här är ingen dag den andra lik. Vi kan varandras uppgifter och vi får väldigt mycket uppskattning, säger Ulrica Wennerholm.

 Ulrica Wennerholm

Analog planering - Lapparna markerar olika jobb som Ulrica Wennerholm med kollegor ska utföra.

Även om Verksamhetsservice är en stödfunktion för enheterna som gör program och nyheter så finns det i gruppen också en känsla av delaktighet i SVT:s utveckling.

­–Självklart lever man med i processen och har koll på både på broadcast och på de nya plattformarna. Vi är ju med där det händer och har väldigt mycket kontakter runt om i företaget, säger Sören Thunell.

Och alla bilarna

I Verksamhetsservice ingår även SVT:s bilpool och fordonsteknik som sköts av fyra tekniker ute i Värtahamnen. De heter Sven Bergvall, Lennart Magnusson, Anders Carlsson och Mats LInnerfors.

– Där vet vi inte riktigt hur framtiden ser ut. Vårt hyresavtal i Värtan går snart ut men att flytta en hel bilverkstad är inte det lättaste, säger Annika Pahlm.

SVT:s medarbetare kan läsa mer om Verksamhetsservice på intranätet.

247.e602927b0367954b71afe602927b0367

19 gillar detta

Prenumerera


Prenumerera på Vipåtv:s nyhetsbrev här:
Namn
E-postadress

Vipåtv

SVT:s interna nyhetstidning sedan 1991.

Webbadress: vipatv.svt.se

Twitter: @svt_vipatv

Adress: Vipåtv, SVT, KH-BVP

105 10 Stockholm

Kontakt

Redaktör: Charlotta Lambertz

E-post: vipatv@svt.se

Ansvarig utgivare: Sabina Rasiwala, kommunikationsdirektör