23 mars

| Interntidning för Sveriges Television

  • Meny
Ann Sandin-Lindgren och IT-pedagogerna Annette Elmér Ljunggren och Annika Hägglund.

Utbildningssamordnare Ann Sandin-Lindgren och IT-pedagogerna Annette Elmér Ljunggren och Annika Hägglund. (foto: Jan Tibell)

Publicerad 31 maj 2016 07:00 - Uppdaterad 3 juni 2016 09:26

Från ständig förvirring till ständig förbättring - om Office365

När SVT i slutet av 2013 bestämde sig för att lämna Lotus Notes som mejlprogram och samarbetsplattform så föll valet på Microsofts molntjänst Office365, som uppfyllde de krav på säkerhet och skydd för personuppgifter som SVT ställde.

Men hur har det gått? Ann Sandin-Lingren, utbildningssamordnare och projektledare, berättar:

Att byta mejlsystem trodde vi inte skulle vara något större problem. ”Mejla kan ju alla!” sa man och vi i Office365-projektet bestämde att utbildningen skulle vara frivillig.

Nu har väl de flesta glömt bort vilket kaos det blev efter påsken 2014 när vi bytte till Microsoft Outlook och Supporten på 42424 blev helt nedringd under tre veckor.

Det var inte så lätt som vi trodde.

Efter det lärde vi oss att inte underskatta IT-utbildning och två nya IT-pedagoger anställdes: Annika Hägglund och Annette Elmér Ljunggren som nu jobbar tillsammans med mig, Ann Sandin-Lindgren.

Obligatorisk utbildning i OneDrive

När vi skulle få alla användare att börja spara sina dokument i molntjänsten OneDrive bestämde vi att man inte fick sin OneDrive förrän man gått en 1,5 timmes introduktion.

Vi körde seminarier i Infostudion i Stockholm och utbildade övriga landet på distans.

Tyvärr var inte Microsofts molntjänst färdigutvecklad när vi drog igång hösten 2014 och i stort sett varje vecka kom nya uppdateringar och ändringar.

Förvirrande

Det var inte bara förvirrande för användare utan även för oss som skulle utbilda och ge support.

Men alltefter att Microsoft lagade de buggar som fanns och förbättrade produkten gick vi från mottot ”Var beredd på ständig förändring” till ”Var beredd på ständig förbättring” - och vi och de tidiga användarna började känna oss trygga i detta nya arbetsverktyg.

Fördelarna att kunna jobba mobilt och dela dokument blev allt mer uppenbara för många programprojekt.

Genom Internkommunikation fick vi fram tydlig information till chefer och medarbetare om hur man kan använda de nya verktygen Skype, OneDrive, Office2016, OneNote och webbplatser i SharePoint.

Alla lär sig på olika sätt

Människor är olika och har olika lärstilar. För vissa räcker det med en enkel demo och sedan är man igång. Andra vill kunna luta sig mot en skriven instruktion innan man testar själv.

Därför har vi tagit fram både enkla lathundar, korta utbildningsfilmer, kurser i datasal och individuell hjälp förutom de seminarier som vi kört i OneDrive och webbplatser.

Dessutom har vi en drop-in-verksamhet i Stockholm dit man kan komma förbi på eftermiddagarna och få hjälp med det man behöver.

300 webbplatser i SharePoint

En stor succé har varit det nya programmet OneNote där man enkelt kan dela anteckningar i projekt och ledningsgrupper.

Skype är också mycket populärt även om många tycker att det var bekvämare att använda sig av videokonferenssystemet.

Efter en trög start med OneDrive har nu de flesta avdelningar och programprojekt börjat använda sig av gemensamma webbplatser i SharePoint istället för att spara på servern (G:).

Vi redan skapat över 300 webbplatser allt ifrån Melodifestivalen till Uppdrag granskning.

Det har verkligen varit en kul och lärorik resa till molnet!

Ann Sandin-Lindgren
Utbildningssamordnare, projektledare

21 gillar detta

Prenumerera


Prenumerera på Vipåtv:s nyhetsbrev här:
Namn
E-postadress